Virtuális Operations & CRM asszisztencia
Kotlárik Diána
Virtuális Operations & CRM asszisztens
Rendszert viszek a vállalkozásod működésébe, hogy a háttérfolyamatok – adminisztráció, ügyfélkommunikáció, CRM és projektmenedzsment – átláthatóan, rendszerezetten és gördülékenyen működjenek.
Nem egyszerűen feladatokat végzek el. Megnézem, hogyan működik most a vállalkozásod, hol akad el, és mit lehetne egyszerűbben, átláthatóbban és hatékonyabban működtetni.
Célom, hogy a vállalkozók kevesebb időt töltsenek operatív feladatokkal, és fókuszáltabban tudjanak foglalkozni azzal, amivel igazán szeretnek.
Egy 400 fős, nemzetközi multinacionális gyártóvállalatnál (fitneszgépek) szerzett logisztikai tapasztalatom során megtanultam, hogyan működnek a komplex rendszerek, és hogyan lehet azokat hatékonyan, átláthatóan és precízen működtetni.
Ezt a rendszerszemléletet viszem tovább virtuális asszisztensként is:
• folyamatok kialakítása és optimalizálása
• CRM és ügyfélkezelés támogatása
• adminisztráció és operatív háttérfeladatok
• projektek strukturált végigvitele
Folyamatosan fejlesztem magam, jelenleg az AI-alapú eszközök és automatizációk világában mélyülök el, hogy még hatékonyabb támogatást tudjak nyújtani.
Gazdálkodási és menedzsment diplomával, valamint ISO 9001 belső auditori és logisztikai végzettséggel rendelkezem, ami segít abban, hogy az üzleti folyamatokat ne csak végrehajtsam, hanem átlássam és fejlesszem is – egyen szó aprólékos feladatokról, szállítmányozásról, új szoftverek, programok elsajátításáról vagy gyors problémamegoldásról. Középfokú angol nyelvvizsgám napi szinten használom, tehát nem akadály a nemzetközi kommunikáció sem!
Köszönöm a bizalmadat, amennyiben úgy gondolod, hogy segítségedre lehetek!
Az idő a legnagyobb kincs. Te mivel töltöd?
Érdemes időnként megállni és megnézni: mire megy el az időd, és hogyan lehetne egyszerűbb, hatékonyabb a működés?
- Túl sokszor kell ugyanazt elmagyaráznod
- Sok minden fejben van, és nehéz helyettesíteni
- Információk keresgélése a rendszerben
- Nem tudni hol tart egy-egy ügyfél
- Többször keresitek az ügyfelet ugyanazzal
- Sablonos levelekre írása
- Adatok másolása egyik rendszerből a másikba
- Excel táblázatok frissítése
- Riportálás, kimutatások készítése
- Weboldal tartalmak frissítése
- Prezentációkészítés
- Halogatott rutin feladatok elvégzése
- Posztolni a social media felületekre
- Könyvelés előkészítés
- Hírlevélírás
Rendszerezett és jól működő ügyfélfolyamatok
- Időben megkeresett és utánkövetett érdeklődők
- Átgondolt ügyfélút az első kapcsolatfelvételtől a vásárlásig
- Automatizált és személyre szabható e-mail-kommunikáció
- Kevesebb adminisztráció, több idő a bevételt hozó feladatokra
Átláthatóbb és könnyebb napi működés
- Kevesebb fejben tartott feladat, több átláthatóság
- Naprakész ügyféladatok egy jól használható rendszerben
- Kevesebb ismétlődő és manuális feladat
- Gyorsabban elérhető ügyfél és projekt információk
Sikeresebb lehetsz, mint valaha!
- Több időd jutna a kampányokra és stratégiai tervezésre
- Speciális szakértelemmel bővülne a céged, új alkalmazott nélkül
- Ténylegesen az elvégzett munkát fizeted meg
Szolgáltatások
- Folyamatmenedzsment
- Projektmenedzsment
- Pénzügyi adminisztráció
- Automatizáció, AI támogatás
- Általános asszisztencia
Folyamatmenedzsment
Ügyfélkezelési folyamatok, leírások, riportálási útonalak kidolgozása.
Projektmenedzsment
Feladatok, projektek nyomonkövetése, struktúrált végigvitele.
Adminisztráció
Adatrögzítés, adatbázis- és táblázatkezelés, kimutatások-, statisztikák készítése.
Általános asszisztencia
Naptár- és e-mail kezelés, megbeszélés-, program-, utazásszervezéssel-, időpont egyeztetéssel kapcsolatos teendők.
Könyvelés támogatás
Számlák, banki kivonatok, egyéb bizonylatok, kimutatások összekészítése könyvelő számára.
Automatizáció
Automatizálásra javaslatok és megvalósítás, AI támogatás.
Számlázás
Számlák kiállítása, elküldése a vevőknek, fizetési határidők nyomon követése. (követelés behajtást nem vállalok!)
WordPress
Oldalak, szövegek, árak, bejegyzések, képek szerkesztése, átírása, cseréje, aktualizálása.
Elemzés
Saját, partner vagy konkurens cég pénzügyi beszámoló adatainak kielemzése, szöveges értékelése.
Blogcikk
Elképzelés alapján blogcikk írás, formázás és publikálás WorldPressben.
Szövegalkotás
Kreatív szöveges tartalomkészítés. Hírlevelek írása, formázása, időzítése (MailerLite, MailChimp, Sales Auto Pilot).
Kutatás & adatgyűjtés
Konkurencia feltérképezése, lehetséges vevők, partnerek felkutatása vagy egyéb számodra releváns adat gyűjtése.
Social Media
Közösségi média felületek (Facebook, Instagram stb.) napi szintű kezelése, bejegyzések időzítése.
Prezentáció
Előadásokhoz, bemutatókhoz digitális prezentációs anyag összeállítása, szerkesztése.
Webshop
Termékfeltöltés, leírások készítése, alap SEO, napi szintű karbantartása, megrendelések és számlák kezelése, ügyfélszolgálat.
Szoftverismeret
Miért érdemes velem dolgoznod?
Feltérképezem → megértem → megtervezem → rendszerezem → megvalósítom.
- Rendszerben látom a működésedet
- Nem kell mindent neked összefognod
- Kérdezek és megoldásokat javaslok
- Tervezéstől a megvalósításig
- A technológiát a működéshez igazítom
- Vállalati szemléletet hozok
- Átlátom a részleteket is
- Veled együtt gondolkodok
- Személyre szabott megoldásokat dolgozunk ki
A rendszerek mögött mindig ott vannak az emberek, akik használják őket, ezért számomra legalább olyan fontos, hogy egy megoldás érthető és használható legyen, mint az, hogy technikailag működjön.
Csomagajánlatok
Az alábbi havi rendszeres csomagajánlatok közül tudsz választani.
Back office
Minden ami napi adminisztrációFt/hó
-
E-mail kezelés
-
Naprakész CRM rendszer
-
Pénzügyi adminisztráció
-
Időpont-egyeztetés
-
Dokumentum - Táblázat kezelés
Business flow
Hatékonyabb működés, átlátható folyamatokFt/hó
-
CRM optimalizálás
-
Automatizálás javaslatok
-
Folyamatfejlesztés
-
Projektmenedzsment
-
SOP dokumentáció
Marketing Assist
Online jelenlét, kevesebb teher.Ft/hó
-
Hírlevél szerkesztés & küldés
-
Social media posztolás
-
AI szöveg & képalkotás
-
Canva grafikák
-
Tartalom kampányterv
Egyedi ajánlatot szeretnél?
Ha a fenti csomagok közül egyik sem illeszkedik teljesen a vállalkozásodhoz, személyre szabott megoldást készítek.
Vedd fel velem a kapcsolatot!
A fenti árak alanyi ÁFA mentes összegek. A végleges ár az együttműködés tartalmától függ.
Egyszerre maximum 4-5 ügyféllel dolgozok. Ez azért van, hogy a figyelmem ne osztódjon túl sok irányba és maximális minőséget tudjak nyújtani mindenki számára.
További szerződési feltételek
- Az együttműködés szerződéskötéssel jön létre
- Nincs kötelező minimális szerződési idő
- A felmondási idő 15 nap
- Fizetés megegyezés szerint, de legkésőbb a tárgyhónapot követő 8.-ig kell átutalással
- A havidíjról elektronikus számlát kapsz
- A csomagodat, szabad kapacitás függvényében rugalmasan, hónapról-hónapra megváltoztathatod
- A fel nem használt órakeretet rugalmasan átviheted a következő hónapra (szabad kapacitás függvényében), azonban a havidíjat ki kell fizetni
Kapcsolatfelvétel
Kérlek, válaszd ki a számodra megfelelő csomagot!
Egyedi ajánlatért, írd le a megjegyzések rovatba, hogy milyen szolgáltatásokra van szükséged.
Nézzük meg, hogy neked melyik területen tudnánk leghamarabb a legnagyobb javulást elérni. Nincs elköteleződés, csak egy közös gondolkodás arról, hogyan tehetnénk könnyebbé a munkádat.
Gyakori kérdések
A virtuális munkavégzés az együttműködés formája, a szakmai szerepem ennél szélesebb. Folyamatokkal, CRM-mel, automatizálással, projektmenedzsmenttel és operatív működéssel is foglalkozom. Attól függően kapcsolódok be a vállalkozásodba, hogy éppen mire van szükséged: lehet egy konkrét feladat megoldása, egy folyamat átgondolása vagy akár egy teljes működési terület rendbetétele.
Van egy általános írott szerződés, amely biztosít mindkettőnket arról, hogy azt kapjuk és nyújtjuk amiben megállapodunk. A munka kizárólag az aláírt szerződés után indul.
Szabad kapacitás esetén szívesen vállalok.
Fontos a feladatok fontosságát előre megadni és időközönként (naponta, hetente) egyeztetni is.
Egy első kötetlen beszélgetéssel. Megnézzük, hogyan működik most a vállalkozásod, mi okozza a legtöbb nehézséget, és van-e olyan terület, ahol érdemes együtt dolgoznunk.
Határidők betartása
A feladatok időbeni elvégzése
A kampányok vagy projektek sikere (pl.: megnövekedett forgalom, jobb ügyfélszolgálati válaszidő)
Ügyfélelégedettség, ha közvetlen kapcsolatban vagyok ügyfelekkel
Minden esetben jelszó kezelőt (LastPass) használunk, így anélkül oszthatod meg a jelszavakat, hogy láthatnám azokat.
Plusz biztosíték, ha kötünk titoktartási megállapodást (NDA) a bizalmas információk védelme érdekében (ezt neked kell biztosítani).
Alapvetően minden tárgyhónapot követő hó 10-ig átutalással, vagy a projekt lezárultát követő 10 napon belül. De egyes esetekben előre fizetést és/vagy előleg fizetést is kiköthetek.
A felmondási idő 15 nap, az adott projekt befejezése, vagy megállapodás szerint történik.